1. Utgående fakturaer (fakturaer du har sendt til dine kunder)
Sortering
Sorteres i stigende rekkefølge, etter fakturanummer.
Husk!
Hvis du er ny kunde i 2009 eller 2010, trenger vi den siste fakturaen fra forrige år, slik at vi ser at alt er kommet med. Hvis du har fakturert noe året etter at arbeidet ble utført (eks. arbeid gjort i desember 2009 som er fakturert i januar 2010, må du også legge ved disse fakturaene.
Dokumentasjon
Husk at det ikke er lov å lage fakturaer i Word, Excel eller lignende. Dette betyr at du må bruke et fakturaprogram. Vi anbefaler nettbaserte faktureringssystemer som www.fakturo.no eller www.sendregning.no.
2. Inngående fakturaer (fakturaer du har fått fra andre)
Sortering
Sorteres etter leverandør.
Husk!
Det er lett å glemme å få med alle fakturaene fra for eksempel telefonselskaper, som ofte sender ut en faktura i måneden. Bla gjennom fakturaene og sjekk at alle er kommet med.
Dokumentasjon
Selv om du har fått purring og/eller inkassovarsel, må vi fremdeles ha den originale fakturaen også. Det er også viktig at du sender med alle sidene av hver faktura.
3. Kvitteringer
Sortering
Sorteres etter tema (reise, diett, varekjøp, kontorkostnader osv). Festes med én stift til A4-ark. Kommentarer skrives på ved siden av kvitteringen.
Husk!
Det er lurt å skaffe seg faktureringsavtaler med leverandører du bruker mye. Hvis du tar mye taxi, bør du skaffe et Taxicard. Hvis du har firmabil, bør du skaffe deg et bensinkort osv. Hvis du har et slikt kort, må du fremdeles ta vare på småkvitteringene, men de kan stiftes på fakturaen og føres samlet som ett bilag.
Dokumentasjon
Kvittering fra kortterminal er ikke gyldig regnskapsdokumentasjon. Pass på at du også får med kvitteringen fra kassen når du handler. Når du er på reise, er det viktig at du påfører hvor reisen gikk og hva den ble gjort i forbindelse med. Dette gjelder også diett. Ved representasjon skal det også påføres hvem som var til stede under måltidet.
4. Kontoutskrifter
Sortering
Sorteres etter måned, i stigende rekkefølge.
Husk!
Du er pålagt å ha en egen konto som kun brukes til firmaet. Her betaler kundene inn fakturaene du har sendt ut, og du betaler dine regninger herfra. Du bør også ha et kort på denne kontoen som du bruker når du kjøper varer til firmaet.
Dokumentasjon
En kontoutskrift er en månedlig oversikt over alt som er gått ut og inn på kontoen din. En utskrift over betalinger til diverse leverandører er ikke en kontoutskrift. Vi trenger en komplett oversikt over alt som har skjedd på kontoen. Ofte legger banken disse utskriftene i postkassen i nettbanken noen dager etter at måneden er over. Vi opplever ofte at våre kunder leverer regnskap uten kontoutskrifter. Komplette kontoutskrifter er en forutsetning for å kunne levere et ferdig regnskap og selvangivelse tilbake til våre kunder.
5. Årsoppgaver til selvangivelsen
I januar hvert år, sendes det ut årsoppgaver fra banker, arbeidsgivere, lånekassen og flere andre. Vi trenger denne dokumentasjonen når vi lager selvangivelsen din. En del av årsoppgaver kommer forhåndsutfylt i selvangivelsen, men erfaringsmessig viser det seg at det av og til skjer feilregistreringer hos ligningskontoret. Husk å få med:
- Lønns- og trekkoppgaver fra arbeidsgivere
- Årsoppgaver fra bank
- Årsoppgaver fra kredittkortselskap
- Årsoppgave fra lånekassen
- Årsoppgave for gave til organisasjoner
- Selvangivelse fra forrige år (hvis du er ny kunde)
- Kopi av ektefelles eller samboers selvangivelse
